英語の催促メールで、言い回しに悩まなくていい — 返事が来ないのは、たいてい忘れているだけ

公開 2026年10月8日

本社に確認を頼むメールを送って、一週間がたった。期限は来週の金曜。返事はまだない。もう一度送るしかないと分かっていても、Sorry to bother you again, but… と打っては消し、I just wanted to follow up… に変えて、また消す。

外資系企業の日本法人でラインマネジメントを担当し、本社のカウンターパートと日常的にやり取りしてきました。催促のメールは何度も送りましたし、送られる側にもいました。

その経験から言うと、催促のメールで手が止まるのは、たいてい悩まなくていいところで悩んでいるからです。

フレーズ集が教えているのは、失礼にならない言い方

「英語メール催促」で検索すると、reminder と follow-up の使い分けや、丁寧さの段階ごとの例文が並びます。前提になっているのは、約束の期日を過ぎても返事がない場面です。そこで相手の気分を害さずにもう一度頼むにはどう書くか、という問いに答えています。

言い回しの在庫を持っておくこと自体は悪くありません。ただ、催促が通るかどうかを分けているのは、そこではありません。

私の経験では、本社や海外のカウンターパートから返事が来なかった理由のほとんどは、相手が単に忘れていただけでした。

忘れている相手には、どれだけ丁寧に言葉を選んでも届きません。届く前に、最初のメールが受信箱の下に沈んでいるからです。

だから催促でやることは、相手を説得することでも、気分を害さないように気を配ることでもありません。埋もれた依頼を、相手の目の前に戻すことです。

送られる側に回ったときも同じでした。リマインドが来れば、たいていはすぐに中身を開きます。少なくとも、何の件だったかを確かめるところまではやる。言い回しが丁寧だったから開くのではなく、目の前に戻ってきたから開くのです。

例外は、相手から「判断に時間がかかる」と返ってきた場合です。これは忘れているのとは違うので、私はそのまま待っていました。

催促のメールを書く前に、一つ確認しておくことがあります。最初の依頼に、期限を書いていたかどうかです。

私は最初の連絡の時点で期限を明記していました。そのうえで、リマインドは期限の数日前に送っていました。催促は、期限を過ぎてから送るものではなく、期限の前に送るものです。

何日前にするかは、案件と、期限までの余裕で変わります。急ぎの件なら、そもそもメールで待たずに別の手段を使います（後で書きます）。

期限が書いていない依頼は、催促より前の段階に問題があります。依頼に期限を入れる書き方は、英語のメールに時間がかかるで書きました。

催促は新しいメールで書き起こさず、最初に送ったメールに返信する形で送っていました。そのうえで、件名を書き換えます。頭に Reminder か Gentle reminder を付けて、期限を入れます。

Reminder: Q4 budget confirmation – by Fri, your EOB Gentle reminder: input on the launch plan – by Oct 10, 5pm CET

件名が長くなるときは、期限を先に書くこともありました。

Reminder – by Fri, your EOB: Q4 budget confirmation for the Japan launch plan

元のメールに返信するのは、相手が最初の依頼をその場で読み直せるからです。期限を先に書くのは、受信箱で件名が途中で切れても、期限だけは目に入るようにするためです。

本文は一、二行で足ります。依頼の中身は、すぐ下に残っています。

Just a reminder on the below. Could you get back to me by Friday, your EOB?

期限の時刻は、your EOB（そちらの営業時間の終わりまで）と書くことが多くありました。本社が中央ヨーロッパにある会社が多かったので、5pm CET のように中央ヨーロッパ時間で書いたこともあります。

日本時間（JST）で書いたことは、一度もありません。相手の時間で書いておけば、相手は換算せずに済みます。

メールの催促は、期限まで余裕があるときの手段です。急ぎの件なら、最初からほかの手段を使います。

Any update on the budget confirmation?

会議で一言聞けば、その場で答えが返ってくるか、少なくとも相手がその件を思い出します。どの手段を使うかは、期限とそれまでの余裕で決めていました。

催促のメールで上司をCCに入れることは、珍しくありませんでした。そもそも入れない理由がない、という面もあります。

とくに入れていたのは、次のような場面です。

共通しているのは、個人同士のやり取りではなく、部署の案件として扱うべき話だということです。

依頼メールそのものの書き方や、本社の依頼を押し返すときの組み立て方は、別記事で扱っています。